Privacy by Design e Privacy by Default na Prática Jurídica

Incorporar Privacy by Design e Privacy by Default à rotina jurídica não é mais diferencial competitivo, é requisito de conformidade que protege escritórios e clientes contra sanções da ANPD.

O Que São Privacy by Design e Privacy by Default

Os conceitos de Privacy by Design (privacidade desde a concepção) e Privacy by Default (privacidade por padrão) nasceram na década de 1990 com a pesquisadora canadense Ann Cavoukian, mas ganharam força normativa global com o Regulamento Geral de Proteção de Dados europeu (GDPR) e, no Brasil, com a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD, Lei nº 13.709/2018). Quando falamos em Privacy by Design, nos referimos à incorporação de medidas de proteção de dados pessoais desde a fase de planejamento de qualquer processo, sistema ou serviço que envolva tratamento de informações. Não se trata de adicionar camadas de segurança depois que o projeto está pronto, mas de pensar a privacidade como elemento estrutural desde o primeiro rascunho.

Já o Privacy by Default determina que, em qualquer produto, serviço ou procedimento, as configurações iniciais devem oferecer o nível máximo de proteção à privacidade do titular dos dados. Isso significa que o usuário não precisa realizar ajustes para estar protegido, pois a proteção já vem ativada. No contexto jurídico, esses princípios se traduzem em obrigações concretas: formulários de captação de clientes que coletam apenas dados estritamente necessários, sistemas de gestão processual com controles de acesso granulares e políticas internas que limitam o compartilhamento de informações sensíveis ao mínimo indispensável.

O artigo 46 da LGPD estabelece que os agentes de tratamento devem adotar medidas de segurança, técnicas e administrativas aptas a proteger os dados pessoais desde a fase de concepção do produto ou serviço até a sua execução. Essa disposição legal é a base normativa brasileira para a aplicação prática desses dois princípios. Escritórios de advocacia que ignoram essa exigência se expõem não apenas a sanções administrativas da Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD), mas também a responsabilidade civil perante clientes cujos dados sejam indevidamente expostos.

A Importância da Due Diligence de Dados na Advocacia

A due diligence de dados é o processo sistemático de investigação, mapeamento e avaliação dos fluxos de dados pessoais dentro de uma organização. Na prática jurídica, realizamos essa análise para identificar quais dados pessoais são coletados, onde estão armazenados, quem tem acesso a eles, por quanto tempo são retidos e quais bases legais justificam cada operação de tratamento. Sem esse mapeamento, é impossível implementar Privacy by Design e Privacy by Default de maneira efetiva, pois não conhecemos o terreno sobre o qual precisamos construir as salvaguardas.

Quando conduzimos uma due diligence de dados em escritórios de advocacia, frequentemente encontramos situações que revelam a urgência dessa análise: cópias de documentos com dados sensíveis de clientes armazenadas em pastas compartilhadas sem restrição de acesso, contratos antigos com informações pessoais retidos indefinidamente sem base legal para tanto, e comunicações por aplicativos de mensagem que incluem dados de saúde, informações financeiras e até detalhes de processos criminais sem qualquer criptografia adicional ou política de descarte.

O processo de due diligence deve começar pela elaboração de um inventário completo de dados pessoais (o chamado data mapping ou registro das operações de tratamento, previsto no artigo 37 da LGPD). Nesse inventário, catalogamos cada categoria de dado pessoal tratado pelo escritório, a finalidade específica de cada tratamento, a base legal aplicável (consentimento, execução de contrato, exercício regular de direitos, legítimo interesse, entre outras previstas no artigo 7º da LGPD), os terceiros com quem esses dados são compartilhados e os prazos de retenção definidos. Esse documento se torna a espinha dorsal de toda a estratégia de conformidade.

Privacidade desde a concepção não é um custo adicional para o escritório, é um investimento que previne incidentes, fortalece a confiança do cliente e demonstra maturidade profissional diante da ANPD.

Verifica-se também a adequação dos contratos com operadores de dados (fornecedores de tecnologia, peritos, correspondentes jurídicos) para garantir que contenham cláusulas específicas sobre proteção de dados, incluindo obrigações de confidencialidade, medidas técnicas de segurança, procedimentos para notificação de incidentes e regras claras sobre subcontratação. A ausência dessas cláusulas representa uma vulnerabilidade significativa na cadeia de tratamento de dados do escritório.

Implementação Prática nos Escritórios de Advocacia

A implementação de Privacy by Design e Privacy by Default em escritórios de advocacia exige mudanças concretas em processos, tecnologias e cultura organizacional. Começamos pelas medidas técnicas: o sistema de gestão de processos e documentos deve utilizar criptografia tanto em trânsito quanto em repouso, controles de acesso baseados em funções (role-based access control) que limitem a visualização de dados sensíveis apenas aos profissionais diretamente envolvidos no caso, e registros de auditoria (logs) que permitam rastrear quem acessou, modificou ou excluiu informações pessoais.

No aspecto organizacional, definimos políticas internas claras que abordem o ciclo de vida completo dos dados pessoais no escritório. Isso inclui desde a captação inicial de informações do cliente (com formulários que solicitem apenas os dados estritamente necessários para a prestação do serviço) até o descarte seguro de documentos físicos e digitais após o término da relação contratual e o decurso dos prazos legais de retenção. A política de mesa limpa (clean desk policy) e a política de tela limpa (clean screen policy) são exemplos de medidas simples que reforçam o Privacy by Default no ambiente físico do escritório.

Outro aspecto fundamental é a realização de avaliações de impacto à proteção de dados pessoais (o Relatório de Impacto à Proteção de Dados Pessoais, ou RIPD, mencionado nos artigos 5º, XVII e 38 da LGPD) sempre que o escritório pretender adotar uma nova tecnologia, um novo processo de trabalho ou uma nova forma de tratamento de dados que possa gerar riscos aos titulares. Essa avaliação prévia é a essência do Privacy by Design: analisam-se os riscos antes de implementar a mudança, não depois de um incidente ocorrer.

A capacitação contínua da equipe é igualmente indispensável. Advogados, estagiários, secretárias e profissionais de TI precisam compreender os princípios básicos de proteção de dados, saber identificar situações de risco e conhecer os procedimentos internos para reportar incidentes. Realizamos treinamentos periódicos e simulações de incidentes para que a equipe esteja preparada para agir de forma rápida e adequada quando necessário.

Desafios Específicos e Soluções para a Due Diligence de Dados

A due diligence de dados na prática jurídica apresenta desafios próprios que não encontramos em outros setores. O sigilo profissional (artigo 7º do Estatuto da Advocacia, Lei nº 8.906/1994) cria uma camada adicional de proteção que se sobrepõe às normas gerais de proteção de dados, mas também gera dúvidas sobre a interação entre esses dois regimes. Quando a ANPD solicita informações sobre o tratamento de dados realizado pelo escritório, até que ponto o sigilo profissional pode ser invocado como limitação ao fornecimento dessas informações? Analisa-se cada situação considerando que o sigilo protege o conteúdo da relação advogado-cliente, mas não exime o escritório de demonstrar que adota medidas técnicas e organizacionais adequadas de proteção.

Outro desafio relevante diz respeito ao tratamento de dados sensíveis. Escritórios que atuam em áreas como direito da saúde, direito criminal, direito de família e direito previdenciário lidam rotineiramente com dados de saúde, dados biométricos, informações sobre condenações criminais e dados relativos à vida sexual dos clientes, todas categorias especiais previstas no artigo 5º, II da LGPD. O tratamento desses dados exige bases legais específicas (artigo 11 da LGPD), medidas de segurança reforçadas e atenção redobrada ao princípio da minimização.

Para enfrentar esses desafios, recomenda-se a adoção de uma abordagem em camadas. Na primeira camada, realizamos o mapeamento completo dos dados e fluxos (data mapping). Na segunda, classificamos os dados por nível de sensibilidade e risco. Na terceira, implementamos controles técnicos e organizacionais proporcionais ao nível de risco identificado. Na quarta, estabelecemos rotinas de monitoramento e revisão periódica. Essa metodologia permite que o escritório evolua gradualmente em maturidade, sem a necessidade de uma transformação abrupta que comprometa a operação diária.

Cabe destacar ainda a importância de documentar todas as decisões tomadas durante o processo de due diligence. A LGPD adota o princípio da responsabilização e prestação de contas (accountability), previsto no artigo 6º, X, que exige que o agente de tratamento seja capaz de demonstrar a adoção de medidas eficazes para o cumprimento das normas de proteção de dados. Sem documentação adequada, mesmo o escritório que adota boas práticas pode ter dificuldades para comprovar sua conformidade perante a ANPD ou em eventual litígio.

Benefícios Estratégicos e Vantagem Competitiva

A adoção consistente de Privacy by Design, Privacy by Default e due diligence de dados traz benefícios que vão muito além da mera conformidade regulatória. Escritórios que demonstram maturidade em proteção de dados conquistam a confiança de clientes corporativos que, cada vez mais, exigem de seus prestadores de serviços jurídicos o mesmo nível de conformidade que precisam manter internamente. Em processos de seleção de escritórios (os chamados beauty contests ou RFPs), a demonstração de práticas robustas de proteção de dados se tornou critério eliminatório em muitos casos.

Além disso, a due diligence de dados frequentemente revela oportunidades de otimização operacional. Ao mapear os fluxos de dados, identificamos processos redundantes, armazenamentos desnecessários e ineficiências que, quando corrigidos, reduzem custos e melhoram a produtividade. A eliminação de dados que não precisam mais ser mantidos, por exemplo, reduz o volume de informações a serem protegidas e, consequentemente, os custos com armazenamento e segurança.

A prevenção de incidentes de segurança é outro benefício direto. O custo de remediar um vazamento de dados (incluindo notificações aos titulares, comunicação à ANPD, medidas corretivas, eventuais sanções administrativas e danos reputacionais) é invariavelmente superior ao investimento em prevenção. Quando incorporamos a privacidade desde a concepção dos processos, reduzimos drasticamente a superfície de ataque e a probabilidade de incidentes que possam comprometer dados de clientes e a reputação do escritório.

As informações deste artigo são de caráter informativo e não substituem consulta jurídica individualizada.

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