电子签名与法律效力:什么样的电子文件才值得信赖

本页为葡萄牙语原文的译文，仅供参考，内容涉及巴西法律。如有出入，以葡萄牙语版本为准。 阅读葡萄牙语原文

电子签名早已不再是个例,而是成为合同、解约协议,乃至向司法机关递交的诉状中的日常做法。但鲜为人知的是,电子签名分为三种不同类型,法律安全性的层级各不相同,选错类型,可能会影响文件的有效性。

以电子方式签署合同,或在没有适当证书的情况下提交诉讼文书,如今在公民和企业之间已十分普遍。然而,便捷的背后藏着一个陷阱:并非所有电子签名的分量都相同。巴西法律承认不同等级的可靠性,每一等级都适用于特定的用途。

弄清这套层级关系,可以省去不少麻烦。以薄弱方式签署的文件,可能会遭到质疑,签署人的身份可能被否认,在某些敏感情形下,甚至可能被认定为无效。因此,了解简单电子签名、高级电子签名和合格电子签名之间的区别,是安心签署文件的第一步。

规范电子签名的法律框架

在巴西,相关的规范基础始于2001年的第2.200-2号临时措施令,该措施令设立了巴西公钥基础设施,即我们所熟知的ICP-Brasil(巴西公钥基础设施)。这一体系创设了由经认可的认证机构签发的数字证书,使经其签署的文件享有真实性推定。

近年来,2020年的第14.063号法律对电子签名的类型作出了明确规定,尤其适用于与公共机构之间的交往。正是这部法律确立了三类电子签名的划分,并根据所实施行为的风险程度和重要性,规定了每一类签名可以在何种情形下使用。

其逻辑是按比例匹配的。行为越敏感,对安全性的要求就越高。对于简单的沟通,以基本方式确认身份即可。对于具有重大法律影响或财产影响的行为,法律则要求达到最高等级的技术可靠性。

简单电子签名:便捷但有局限

简单电子签名是最基础的一种。它可以识别签署人,并将电子数据附加到文件上,但无需采用强有力的验证技术。点击“我已阅读并同意”、通过短信发送的验证码,或者使用密码登录,都可能构成这种签名。

它的优势显而易见:效率高、成本低。日常生活中的大部分关系,用这种形式就能很好地解决,例如接受使用条款、确认订单,以及企业与员工之间的内部沟通。在这些情形下,简单的方式足以满足需要,不会带来障碍。

它的局限同样明确。由于对签署人身份的验证较为薄弱,这类签名容易受到质疑。如果当事人否认自己签署过,就更难证明其真实性。因此,对于金额较大或期限较长的合同,通常不建议使用简单电子签名。

在诉讼中,采用简单电子签名的文件并不当然无效,但其证明力取决于其他因素。交易背景、往来信息以及协商过程的记录,都会成为确认各方当事人在该行为中真实意愿的重要依据。

以电子方式签署合同,或在没有适当证书的情况下提交诉讼文书,如今在公民和企业之间已十分普遍。

高级电子签名:在安全性与灵活性之间取得平衡

高级电子签名处于中间层级。它所使用的证书不一定由ICP-Brasil签发,但采用的技术手段能够将签名与签署人唯一地关联起来,并能检测出文件在签署之后发生的任何改动。

这种形式完全由签署人本人控制,并与文件内容绑定,使任何改动都能被察觉。那些会记录连接地址、地理位置和审计轨迹等数据的电子签名平台,通常属于这一类别,其安全性高于简单电子签名。

高级电子签名可用于与公共行政机关的多种交往,也可用于大量私人交易。企业常将其用于商业合同、与供应商之间的协议以及重要的内部文件,正是因为它在可靠性与便捷性之间取得了平衡,又无需实体证书。

尽管如此,对于某些行为,法律仍保留要求采用最严格的类型。当法律要求采用合格形式时,高级电子签名不能取而代之,坚持使用它,可能导致该行为被拒绝受理,或日后其合规性遭到质疑。

合格电子签名:最高等级的信赖

合格电子签名是安全性最高的一种。它以在ICP-Brasil体系内签发的数字证书为基础,因而在法律上被推定为真实且完整。它就是人们通常所说的e-CPF或e-CNPJ证书,指其被认可的版本。

法律将合格形式保留给影响较大的行为,例如某些财产的转让、向公权力机关实施的某些行为,以及对签署人身份要求最高确定性的文件。在这些情形下,没有余地以较简单的形式临时应付。

对于律师执业而言,合格电子签名尤为重要。在法院进行电子提交通常要求使用ICP-Brasil数字证书,以确保诉讼文书确实由具备资格的专业人员签署,且其内容在发送之后未被篡改。

如何选择,避免合同和诉状无效

正确的选择,从提出正确的问题开始:这份文件的风险有多大?对于日常的接受确认和低影响的沟通,简单电子签名就够了。对于重要的合同,高级电子签名能够提供额外的保护,又不会带来过多的繁琐手续。对于庄重的法律行为和诉讼文书,合格电子签名才是稳妥之选。

企业应当在内部统一这些标准。制定一套签名政策,明确每一类合同应采用哪种方式,可以减少纠纷,保护业务。缺乏明确规则,往往会使文件恰恰在最重要的交易中显得薄弱。

对于个人而言,始终应当核实对方的要求,以及该行为的目的所需要的签名类型。签署之前,最好确认所使用的平台是否记录审计轨迹,以及所选择的形式是否与文件的性质相符,是否适合日后可能在诉讼中使用。

如有疑问,律师的专业指导可以预防无效情形的发生。一份签署妥当的文件能够节省时间和金钱,因为这样可以避免重新办理手续、事后办理签名认证,或是在争议已经发生时还要应对对证据的异议。

常见问题

简单电子签名具有法律效力吗?

有。简单电子签名能够产生法律效力,也可以证明各方当事人的意愿。敏感之处在于证明力:由于对签署人身份的验证较为薄弱,它更容易遭到质疑。对于低风险的文件,通常已经足够;对于重要的行为,建议采用更安全的类型,以避免日后就真实性发生争议。

签署每一份合同都需要ICP-Brasil证书吗?

并非所有合同都需要。许多私人之间的合同允许采用高级电子签名,即由签署人控制、并带有能够检测改动的机制的签名。当法律要求采用合格形式,或者希望获得最高等级的真实性推定时,例如庄重的法律行为以及大部分法院电子提交,ICP-Brasil证书就不可或缺。

电子签名可以在诉讼中受到质疑吗?

任何签名都可能被提出异议,但难度各不相同。合格电子签名因享有法律上的真实性推定,最难被推翻。高级电子签名具有较好的审计轨迹。简单电子签名则需要其他补充要素来支撑签署人的身份,这也进一步说明,选择与文件风险相适应的形式十分重要。

As informações deste artigo são de caráter informativo e não substituem consulta jurídica individualizada. Cada caso possui particularidades que exigem análise específica.